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Comenzando Una Organización Sin Fines de Lucro (OSFL)

Empezar una Organización Sin Fines de Lucro en Puerto Rico

¿Estás considerando empezar una organización sin fines de lucro (osfl) en Puerto Rico? Muchos están formados para servir propósitos sociales, religiosos, benéficos, científicos, literarios o pedagógicos. En muchas ocasiones son elegibles para exenciones de impuestos estatales y federales.

Para poder formar una corporación sin fines de lucro en Puerto Rico necesitarás tomar unos pasos específicos. La Fundación Flamboyán creó una Guía par las Organizaciones Sin Fines de Lucro en donde podrás encontrar los pasos a seguir para crear una OSFL, cómo se debe organizar la misma y finalmente, cómo esta debe operar. Abajo incluimos un extracto directo de los pasos que estableció la Fundación Flamboyán para crear una OSFL, extraído en el 2018.

¿Qué debo saber y hacer antes de crear una OSFL?

Defínete. Determina el tipo de organización que serás. Por ejemplo, una organización de base comunitaria, cívica, profesional o filantrópica, etc. --y la naturaleza de los servicios que prestarás--educativos, de salud, ambientales, de arte y cultura, etc.
Nombra una junta fundadora para la OSFL.
Articula claramente tu visión y misión de esa actividad. La visión es el panorama del futuro deseado; mientras que la misión describe el presente y lo que harás para realizar esa visión.
Selecciona el nombre de la organización.
Conoce los diferentes tipos de exenciones contributivas disponibles para una OSFL.
Evalúa las opciones que existen para organizarse, de acuerdo al tipo de servicios que tienes que prestar, y si es necesaria la creación de una OSFL. Tal vez tu aportación sería más efectiva si te insertas en alguna otra organización que ya se encuentre operando y que esté dedicada a ofrecer los servicios que son de tu interés. Consulta con un asesor legal si conviene incorporarse. 

¿Cómo debo organizarme? ¿Qué pasa si no me organizo legalmente?

La forma más común de organizarse para adelantar un fin social es la incorporación, es decir, el establecimiento de una OSFL. La incorporación garantiza la separación de capitales y de responsabilidad entre individuos y organización, además de que posibilita la exención del pago de contribuciones por los dineros que recaude la actividad de la OSFL. 

Si la persona o las personas que se dediquen a tal actividad no se organizan legalmente, entonces deberán pagar contribuciones por los ingresos recaudados y ser responsables--en su carácter personal--por los problemas que se deriven de tal actividad.

¿Por qué incorporarse?

Conviene incorporarse para limitar tu responsabilidad personal por las actividades de la organización y si interesas obtener exención contributiva en Puerto Rico por los recaudos de la organización. Para fines de la incorporación, debes proveer información identificativa sobre la entidad y sus operaciones, sin importar el tamaño y los pocos o muchos recursos de la organización.

Típicamente, el gobierno ejerce autoridad regulatoria sobre las OSFL con base en dos criterios:
1. La OSFL está físicamente presente en Puerto Rico (tiene oficinas, propiedad real o presta servicios a través de programas).
2. La OSFL levanta fondos del público y solicita donativos en Puerto Rico.

Beneficios de crear la entidad:
a. Al incorporar y establecer tu OSFL, transmites el mensaje de que estás organizado y preparado para cumplir con ciertos requisitos que facilitan el financiamiento y la evaluación de tu operación, tus programas, proyectos y/o actividades. 
b. Te permite allegar fondos públicos y privados.
c. Creas mayor confianza para los donantes que estén considerando colaborar e invertir en tu causa.
d. El tener una entidad legal separada de tus miembros permite que esta pueda realizar transacciones independientemente y resolver problemas que se derivan de la OSFL, en vez de hacerlo un miembro en su carácter personal. 

Quiero incorporarme, ¿qué tengo que hacer?

Los trámites comienzan con el Departamento de Estado:
Gestión 1: Escoge un nombre para tu organización y asegurate que esté disponible para que no infrinjas los derecho de marca de otros. Si tienes dudas, para verificar disponibilidad y registrar el nombre, haz clic AQUÍ.
Gestión 2: Para registrar la marca y el logo de tu organización, completa la Solicitud de Registro de Nombre Comercial y radícala en el Departamento de Estado con su debido comprobante. El costo de solicitud es $150.
Gestión 3: Luego completa la Solicitud del Certificado de Incorporación y radícala en el Departamento de Estado con su debido comprobante. El costo de solicitud es $5 y no aplica a organizaciones de naturaleza fraternal, benéfica, religiosa y educativa.
● Ten en cuenta que una vez el Departamento de Estado te otorgue el Certificado de Incorporación, la junta de directores inicial de la OSFL debe crear y ratificar los estatutos y reglamentos que rigen la administración interna de la OSFL y luego debes regresar al Departamento de Estado para radicarlos. Estos deben ir a tono con las leyes de Puerto Rico que gobiernan las corporaciones, que incluyen las OSFL. Ir AQUÍ para más información sobre los estatutos.
● Es importante que sepas que registrarse en el Departamento de Estado solamente no exime a la organización de responsabilidad contributiva. El Departamento de Hacienda es la agencia que otorga la exención contributiva a las OSFL. 

Información Adicional: 
Departamento de Estado 
(Tel.) 787-722-2121
www.estado.gobierno.pr
Secretaria Auxiliar de Servicios
Registro de Corporaciones
Extensión: 6485, 6486, 6487, 6488
Oficina Registro de Marcas
Extensión: 6418, 6419

¡Ya me incorporé! ¿Cuál es el próximo paso?

Gestión 4: Una vez completes los trámites con el Departamento de Estado, debes solicitar número de identificación patronal con el Internal Revenue Service (IRS) de los Estados Unidos. Puedes solicitarlo gratuitamente AQUÍ.
● El obtener el número de identificación patronal no significa que hayas registrado a tu OSFL como una entidad sin fines de lucro para propósitos del IRS. 
Gestión 5: Ya solicitaste el número de identificación patronal, ahora debes ir al Departamento de Hacienda
● Debes completar y radicar el Formulario SC 4809 para informar al Departamento de Hacienda el número de identificación patronal que te asignó el IRS.
● También debes completar y radicar la Solicitud de Certificado de Registro de Comerciante para obtener autorización para llevar a cabo operaciones en Puerto Rico. 
● ¡Recuerda! El que tu organización esté registrada con el Departamento de Estado no exime a la organización de responsabilidad contributiva. El Departamento de Hacienda es la agencia que otorga la exención contributiva a las OSFL.
● Para solicitar exención contributiva del Departamento de Hacienda, debes completar y radicar la Solicitud de Exención Contributiva. El costo de radicación es de $300 si el ingreso bruto anual es menos de $50,000 o de $400 si el ingreso bruto anual es de $50,000 o más. Si la entidad solicitante es de nueva creación y no ha comenzado operaciones, se deberá hacer un estimado de los ingresos proyectados para cubrir las operaciones. Si la entidad ha estado operando previo a la solicitud de exención contributiva, deberá presentar evidencia de sus ingresos. Haz clic AQUÍ para la Solicitud de Exención Contributiva aplicable a Cooperativas.

Información Adicional:
Las oficinas locales del IRS no proveen servicio al cliente. Para cuestiones de corporaciones, que incluye a las OSFL, llamar al 1-800-829-4933, hay opción para ayuda en español, o puedes ir al sitio web del IRS.

Departamento de Hacienda
(Tel.) 787-721-2020
www.hacienda.gobierno.pr
División Incentivos Contributivos
Extensión: 2685

¿Cuáles son las obligaciones anuales ante el Departamento de Estado?

Para lograr tu fin como OSFL en cumplimiento con lo establecido por la ley, hay unas responsabilidades periódicas que te exige el Departamento de Estado:
Obligación 1: Toda OSFL debe radicar un informe anual para el 15 de abril de cada año para evitar incurrir en penalidades. El costo de radicación para las OSFL es de $5. Para gestionar el Informe Anual en línea accede AQUÍ. (Si es necesaria una prórroga y tu OSFL cualifica para la misma, debes pagar por adelantado el informe anual en o antes de la fecha de vencimiento. La prórroga te concede dos meses adicionales para radicar).

¿Cuáles son las obligaciones anuales ante Hacienda y el IRS?

Para lograr tu fin como OSFL en cumplimiento con lo establecido por ley, hay unas responsabilidades periódicas que te exige el Departamento de Hacienda y el IRS:
● Toda organización exenta de tributación bajo la Sección 1101.01, según enmendado, tiene la obligación de rendir anualmente la Planilla Informativa de Organización Exenta de Contribución sobre Ingresos. Si eres una organización exenta bajo las Secciones 1101.01(a)(1) (religiosa) y 1101.01(8)(C) (instrumentalidad del Estado Libre Asociado de Puerto Rico), no es necesario rendir esta planilla.
Obligación 2: Aquellas organizaciones que tengan la obligación de rendir esta planilla, deberán hacerlo sobre la base del período anual establecido por la organización y de acuerdo al método de contabilidad utilizado para llevar los libros de contabilidad. No hay costo de radicación para esta planilla si se radica a tiempo. Si se radica tardíamente, la penalidad es de $500. Verifica las instrucciones de la Planilla Informativa para determinar la fecha de radicación.  
Las OSFL tienen que cumplir con las demás obligaciones aplicables a las corporaciones en general. Entre estas se encuentran:
a. La retención o no retención por servicios profesionales prestados a la OSFL.
b. La retención de contribución sobre ingresos a empleados.
c. La radicación de los pagos patronales correspondientes.
d. La radicación de los comprobantes de retención.
Obligación 3: Si tu organización tiene la exención federal por ser una 501(c)(3), también deberás rendir anualmente el Formulario 990.
● Aunque no es un requisito tener la exención federal para operar debidamente en Puerto Rico, se recomienda que las OSFL consideren solicitarla. Esta exención te da acceso a más fondos; te abre la puerta para solicitar fondos federales y de fundaciones, corporaciones e individuos a nivel nacional e internacional. 

Información Adicional:
Estar al día con las obligaciones administrativas, fiscales y legales promueve la transparencia y el cumplimiento de de tu OSFL, requisito exigido por posibles donantes. 

¿Qué otros aspectos organizacionales debo atender?

Cumplir con los requisitos de los Departamentos de Estado y de Hacienda, aunque son las primeras gestiones en la lista de prioridades, no son las únicas tareas que debes realizar para establecer y operar tu OSFL. Entre las gestiones organizacionales iniciales más importantes se encuentran:

REDACTAR Y APROBAR ESTATUTOS O REGLAMENTO CORPORATIVO (“BY-LAWS”)   

Es primordial que definas la estructura que regirá el funcionamiento interno de tu OSFL. AQUÍ encontrarás información sobre qué deben contener y qué se define en los estatutos, además de recomendaciones de cómo prepararlos. La práctica establece que la Junta de Directores fundadora de la OSFL crea los estatutos y convoca la primera reunión de Junta de Directores, donde los aprueba. Entre las factores que se determinan en los estatutos se encuentran el tamaño de la Junta de Directores; su función y cómo opera; los roles y las responsabilidades de los directores; y los procedimientos y las normas para llevar a cabo reuniones, votaciones y remociones.

FORMAR UNA JUNTA DE DIRECTORES    

La formación de una Junta de Directores requiere pensamiento estratégico y trabajo de reclutamiento. Debes determinar las capacidades, destrezas y cualidades que se requieren de los individuos a reclutar para la Junta, tomando en cuenta la naturaleza y el propósito de la OSFL. Busca personas cualificadas que estén interesadas en la misión de tu OSFL y dispuestas a contribuir con su talento y tiempo. La Junta de Directores deberá estar compuesta por no menos de tres miembros y menos del 50% de un mismo núcleo familiar podrán ser miembros de la misma.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES DE LA JUNTA DE DIRECTORES:

● Asegurar efectividad en la supervisión y planificación de la OSFL.
● Asegurar recursos (recaudación de fondos) y establecer estrategias de financiamiento a corto, mediano y largo plazo.
● Revisar la visión y misión de la OSFL.
● Seleccionar al Director Ejecutivo, supervisar su ejecución y establecer políticas de personal.
● Velar por el cumplimiento legal y la supervisión fiscal.
● Organizar y estructurar la Junta para trabajar eficientemente.
● Elegir un cuerpo directivo, que incluya un Presidente, Vice Presidente, Tesorero y Secretario.
● Aprobar presupuesto, determinar y monitorear programas y servicios de la OSFL.
● Seleccionar, reclutar y orientar a nuevos miembros de la Junta.
● Elevar la imagen pública de la OSFL.
● Auto evaluarse para mejorar prácticas.
{Es imprescindible que todo miembro de la Junta entienda el marco conceptual de la organización, sus programas y la relevancia de los mismos para asegurar que se cumplen los propósitos de la organización}

DESARROLLAR UN PLAN ESTRATÉGICO

El plan estratégico traza el mapa de la organización. Define la dirección de la OSFL para cumplir con su misión y alcanzar su visión. Precisa las estrategias y las acciones futuras, que usualmente se planifican entre 3 a 5 años, necesarias para lograr esa visión. Es decir, describe qué se pretende alcanzar y cómo se propone alcanzarlo. Sirve de marco directivo para tomar decisiones, obtener apoyo, explicar la OSFL, evaluar y monitorear el cumplimiento. La Junta de Directores debe ser parte de este proceso de planificación y aprobar el plan. Ir AQUÍ para más información sobre planificación estratégica. 

ELABORAR UN PRESUPUESTO

El presupuesto sirve para planificar la utilización y asignación de recursos, anticipar fondos o ingresos y monitorear las operaciones de la OSFL. Proyecta el costo de lo que la OSFL necesita gastar para lograr sus objetivos programáticos, estratégicos y organizacionales (gastos), y los fondos que se necesitan recaudar (ingresos) para pagar esos gastos. Es una herramienta básica y fundamental para el manejo efectivo de tu OSFL. Este debe ser aprobado por la Junta de Directores. Ir AQUÍ para encontrar modelos de presupuesto.

Información Adicional:
El presupuesto no sería una herramienta de administración útil sin un sistema que reconozca ingresos y gastos y flujo de efectivo.

ESTABLECER UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

Necesitas establecer un sistema de contabilidad para controlar las operaciones y manejar y suministrar información financiera de tu OSFL. Asegúrate que el sistema establecido refleje las necesidades presentes y anticipe las futuras. Debes también abrir una cuenta de banco y decidir qué método de contabilidad--efectivo o por acumulación--utilizarás para reconocer ingresos y gastos. Si tu equipo gerencial o Junta de Directores no cuenta con un miembro que tenga peritaje financiero o de contabilidad, se recomienda trabajar con un contador que sepa de OSFL. Ir AQUÍ para más información sobre manejo de sistemas de contabilidad. 

CREAR UN PLAN DE RECAUDACIÓN DE FONDOS

La recaudación de fondos es un proceso continuo que forma parte de la planificación estratégica, del desarrollo de presupuesto, las prioridades, metas y los objetivos de la OSFL. Se comienza con tener claro cuál es el mensaje que dirigirá el proceso de recaudación. Este mensaje debe poder contestar: ¿Dinero, para qué?, ¿Dinero, para quién? y ¿Dinero, por qué? Luego se define un plan, que vaya atado al presupuesto desarrollado. El plan incluye la visión de recaudación para la OSFL, las metas, el tiempo y propósito de la recaudación. Es fundamental que construyas una base de financiación diversificada--individuos, corporaciones, fundaciones, gobierno, empresas sociales, etc.--para evitar sobredependencia en una sola fuente de ingreso y asegurar el futuro de la OSFL. Una de las responsabilidades principales de la Junta de Directores es la recaudación de fondos para asegurar recursos necesarios para operar la OSFL. Ir AQUÍ para más información sobre recaudación de fondos. 

GESTIONAR RESPONSABILIDADES COMO PATRONO

Tu OSFL se ha convertido en patrono si genera empleos, recluta profesionales y crea impacto económico. Como patrono, además de las responsabilidades que debes cumplir con los Departamentos de Estado y de Hacienda al establecer tu OSFL, necesitarás también obtener una serie de permisos y seguros y efectuar otros trámites requeridos por la Corporación del Fondo del Seguro del Estado y el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos para operar en cumplimiento con las leyes laborales de Puerto Rico. Los sitios web de la Corporación y del Departamento del Trabajo tienen secciones específicas para patronos. ¡Infórmate!

Asesores Financieros Comunitarios es una OSFL que ofrece talleres de capacitación en estas áreas a personas de otras OSFL. Ir AQUÍ para ver tu catálogo de talleres. 

Información Adicional:
Históricamente las OSFL en Puerto Rico han abastecido sobre el 70% de su presupuesto total con fondos y aportaciones del gobierno, afectando seriamente su estabilidad financiera y la prestación de servicios. 
A medida que la OSFL madure, es una buena práctica desarrollar una estrategia financiera abarcadora para asegurar la estabilidad y el futuro de la OSFL.