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Creciendo Tu Negocio

Conceptos Básicos de Recursos Humanos

Todos los negocios, grandes y pequeños, tienen que cumplir con numerosas regulaciones relacionadas a recursos humanos. La demanda en el negocio usualmente empuja a las compañías a contratar empleados. Tener una fuerza laboral conlleva varias responsabilidades, ya que hay leyes que aplican dependiendo de la cantidad de empleados que tengas.

Hay varios recursos en Puerto Rico que ayudan a emprendedores y empresarios con la administración de sus empleados, instruyendolos sobre los permisos y regulaciones relevantes. Algunas de estos son:

Contratista Independiente vs Empleado

Es crucial que te asegures de clasificar a tus empleados como contratistas independientes o empleados. Las sanciones del IRS y del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos de Puerto Rico pueden ser altos por una clasificación errónea. Siempre te vas del lado seguro al usar la clasificación de empleado y pagarle por hora. Revise el artículo “Comprenda la diferencia entre empleado y contratista” publicado por el IRS para tener un entendimiento más completo.

Encontrar Empleados

Has determinado que necesitas ayuda y decides contratar empleados. Toma en cuenta que hay distintas maneras de encontrar a la persona correcta:
● Reclutando a tus empleados personalmente:
○ Interacciones en persona
○ Tablones de ofertas laborales (Publicaciones en línea)
○ Poner anuncios o letreros
○ Referidos de conocidos
○ Redes sociales
● Usando una agencia de empleos temporeros
● Usando una agencia de empleo

Otra buena opción es el Programa Juvempleo del Departamento de Desarrollo Económico y Comercio de PR. En la Página Web del DDEC (Negocios en PR) dan la siguiente información sobre el mismo: 

El servicio de Juvempleo del Programa de Desarrollo de la Juventud ofrece la primera experiencia de empleo a jóvenes entre las edades de 18 a 29 años, que cursan su último año de grado técnico, vocacional, grado asociado, bachillerato, maestría o doctorado. La visión es aumentar las oportunidades de empleo para jóvenes universitarios, contribuyendo a su formación profesional e inserción en el mundo laboral. Con esta iniciativa aportamos al desarrollo socioeconómico de Puerto Rico de forma innovadora. 

Requisitos de los Jóvenes 

● Tener entre 18 a 29 años de edad.
● Ser estudiante regular de último año conducente a vocacional, curso técnico, asociado, bachillerato, maestría o doctorado.
● Promedio mínimo de 2.00 o más.
● No ser empleado de alguna agencia pública del Gobierno de Puerto Rico. 

8 Pasos para la Ubicación en Juvempleo 

1. Pre-cualificar a solicitantes, según requisitos establecidos.
2. Completar la solicitud.
3. Evaluar los documentos sometidos por el joven.
4. Identificar los intereses profesionales del joven.
5. Orientar a los patronos sobre los beneficios del Programa.
6. Identificar al mejor patrono para comenzar la experiencia de trabajo.
7. Ubicar al estudiante, según sus intereses y su especialidad académica.
8. Monitorear al estudiante para garantizar una buena primera experiencia laboral. 

Documentos Requeridos para Participar 

● Relevo de Autorización
● Certificación de la Universidad
● Certificación Composición Familiar
● Documentos Requeridos del Participante
● Evaluación del Desempeño del Universitario al Patrono
● Para más información sobre Juvempleo, comunícate con el DDEC. 

Información para Patronos 

Beneficios
● Identificar talento joven en el proceso de graduación.
● Recibir la aportación económica equivalente a 520 horas de salario ó 6 meses, lo que ocurra primero.
● Posibilidad de retener a los jóvenes participantes luego de cumplir los 6 meses de Juvempleo. 

Documentos Requeridos para Patronos 

● Modelo Declaración Jurada, Ley 428 del 2004
● Evaluación de Desempeño del Patrono al Universitario
● Incluir una descripción por cada puesto que solicite en la propuesta.
● Entregar las Normas y Políticas de su organización, agencia, empresa u oficina. 

Si estás considerando inscribirte a Juvempleo como patrono, te invitamos a ver este VIDEO instructivo que subió Colmena66 sobre cómo navegar la página web para encontrar fácilmente los requisitos.

Para más información sobre Juvempleo, comunícate con el DDEC. 

 

Hay algunos pasos esenciales que debes tomar para poder llenar ese espacio vacante en tu fuerza laboral sin importar como reclutes a tus empleados:
Define tus necesidades laborales. ¿Cuáles son las funciones esenciales de la posición que quieres llenar? Piensa en las razones principales por las que esta posición existe en tu negocio y los 5-10 deberes más importantes del empleado que la ocupe. Una descripción de la posición, ya sea formal o informal, te ayudará a definir los requisitos de la posición a la hora de reclutar y contratar a la persona correcta.
Desarrolla preguntas para la entrevista. Tus preguntas deben ser legales, relacionadas a la posición y consistentes para todos los candidatos. Busca un candidato que encaje bien con la cultura de tu compañía y que cuente con las destrezas necesarias para el trabajo. Toma notas durante la entrevista en un papel separado, no en la solicitud o el resume.
Verifica las referencias personales y profesionales de cada candidato. Según el “Fair Credit Reporting Act” (FCRA), el verificar si tiene antecedentes sólo puede ocurrir después de que una oferta condicionada de empleo se haya ofrecido.

Agencias de Trabajo Temporero

Reclutar por tu cuenta requiere la diseminación efectiva entre tus amistades, colegas, el público y cualquier persona que podría estar interesada en trabajar para tu compañía. 

Las agencias de trabajo temporero pueden ser usadas para llenar un sinnúmero de posiciones, desde administrativas a manufactura. Hay varias razones/situaciones por las cuales una compañía usaría estas agencias para cumplir con sus necesidades laborales:
● Compañías que tienen fluctuaciones en la carga de trabajo debido a los periodos de producción con máximo apogeo
● Operaciones por temporada
● Empleados en vacaciones o en permiso de ausencia laboral
● Negocios nuevos o crecimiento que requiere la incorporación de empleados nuevos lo más pronto posible
● El deseo de hacer una prueba de empleo con un prospecto antes de contratarlo

Las agencias de reclutamiento y dotación de personal se enfocan en encontrar al candidato correcto para la posición, basándose en el criterio establecido por la compañía interesada en contratar. Típicamente, cobran un porcentaje del salario del primer año del empleado que refirieron como compensación por el servicio que proveyeron. Las mejores agencias de reclutamiento tienen conocimiento del mercado, están familiarizadas con las tendencias de empleo, tienen información actualizada sobre salarios, conocen quienes son y dónde están los candidatos, al igual que pueden ofrecer otras soluciones si no hay candidatos disponibles al momento. Además, las agencias de dotación de personal deben estar familiarizadas con tu compañía y mandar a los candidatos más cualificados. 

Manejando Empleados

¡Has contratado empleados! Ahora tienes que hacerte la pregunta: ¿Qué voy a hacer para retenerlos? Abajo incluimos aspectos de planificación que debes tomar en consideración para el beneficio tuyo y de tus empleados:
1. Desarrolla políticas consistentes y síguelas. Envato Tuts+ tiene información sobre cómo desarrollar un Manual de Empleados. Muchos negocios pequeños no tienen tiempo para hacer esto por sí solos. Se puede acelerar este proceso al contratar una firma de consultoría de recursos humanos cualificada o al buscar asesoría legal.
2. Cambia tu mentalidad, en vez de ser el que lo hace todo, serás el líder
3. Investiga y conoce sobre cómo manejar todo tipo de empleados, desde los que tienen un desempeño alto hasta los que son difíciles de manejar. 
4. Delegar el manejo administrativo de los empleados, la nómina y la contabilidad a contratistas externos puede ayudar a ahorrar cantidades enormes de tiempo que se puede invertir en la operación y funcionamiento del negocio. Muchas veces los pequeños negocios y las compañías “startup” no se percatan del valor del tiempo y cuánto tiempo se invierte en manejar efectivamente a sus empleados.
5. Hay reglas que todavía aplican en todos los negocios, como lo son dirigir dando el ejemplo y tratar a tus compañeros como te gusta que te traten. Igualmente, el conocer como hacer los trabajos dentro de tu negocio puede ayudar a crear credibilidad y respeto de parte de tus empleados hacia ti.

Pagarle a tus Empleados

Pagarle a tus empleados a tiempo y consistentemente aumentará el nivel de retención de tu compañía significativamente. Deberás determinar cómo y cuándo pagarle a tus empleados, siempre siendo fiel al calendario programado. Delegar las responsabilidades de nómina a un tercero es una buena idea para todos los empresarios que no sean contables de profesión. Te permite, como dueño de negocio, tener más tiempo para enfocarte en otros aspectos del negocio, mientras dejas la tarea importante de cumplir con los depósitos de los impuestos a un profesional. No obstante, siempre es importante recordar que aunque una tercera parte tenga esa responsabilidad, las obligaciones fiscales caen sobre el dueño.

Abajo encontrarás información que debes conocer al ser un empleador:
Guía Práctica Referente a la Ley de Normas Razonables de Trabajo
La División de Horas y Salarios del Departamento del Trabajo de EE.UU.

El Departamento del Trabajo requiere que las horas trabajadas sean documentadas para empleados no exentos (todos los empleados pagados a base de hora). Hay varias opciones disponibles para medir las horas que trabajan tus empleados:
● Ficha de Tiempo Manual
● Deslizar Tarjeta de Identificación
● Sistema de Medición basado en una Página Web
● Reloj de Control de Asistencia

¿Cuando es el día de paga? Las opciones de frecuencia de pago son:
● Semanalmente - 52 veces al año (se paga todas las semanas)
● Semi mensual - 24 veces al año (se paga dos veces al mes)
● Quincenal - 26 veces al año (se paga cada dos semanas con un retraso de la semana, el más común)
● Mensual - 12 veces al año (se paga 1 vez al mes)

Hay distintos métodos de pago que podrías usar, incluyendo cheques y depósito directo. Consulta con tu contable para verificar cuales son los métodos adecuados para tu negocio. Igualmente, basado en las opciones que estén a tu alcance, deberás preguntarle a tus empleados qué opción prefieren y que firmen un documento evidenciando la opción que seleccionaron. 

Exento vs No Exento

Clasificar empleados como exentos de horas extra o no exentos (esos que se les debe pagar tiempo y medio por todas las horas que trabajen después de cumplir con las 40 semanales) es otra decisión crucial relacionada al pago de tus empleados. Clasificación errónea de empleados puede llevar a sanciones, penalidades y el pago de salarios atrasados a empleados quienes se les deben horas extra.  

La Voz de Houston publicó un artículo donde proveen la definición de un empleado exento de tiempo completo. El Boletín Laboral provee información sobre los empleados exentos y no exentos. También tienen una versión con información actualizada sobre cambios aprobados en el 2016. Lo más importante que debes recordar es que tu debes evaluar cada posición por las tareas específicas asignadas, no por el título del puesto, para poder determinar correctamente la elegibilidad de un empleado como exento o no exento. Recuerda que cuando estés en duda, das un paso seguro al pagarle a tus empleados por hora.

Juntas, Mentores y Asesores

Imagínate tener una red de expertos confiables con los que pudieses contar para aclarar dudas empresariales o para pedir consejos sobre el negocio. Esto es exactamente lo que una junta de directores, mentores y asesores pueden hacer por ti. 

Nadie es un experto en todo, razón por la cual es tan importante tener un círculo de personas que te ayuden con los obstáculos empresariales que puedas enfrentar, al igual que proveer apoyo. 

Puedes familiarizarte con las herramientas disponibles en el Navegador de Recursos o al solicitar un Plan de Acción Personalizado.

Estrategia de Salida

¿Tienes una estrategia de salida? Desarrollar una estrategia de salida o un plan de sucesión es esencial para asegurar una transición efectiva del negocio y que se pueda sacar la máxima cantidad de ganancia al vender el mismo. 

Salir de tu negocio trae consigo una cantidad de pasos que se deben cumplir, incluyendo ramificaciones financieras, asuntos fiscales y relaciones con empleados, clientes y suplidores.

Te invitamos a leer los siguientes artículo para que conozcas más sobre el tema: 
¿Cuándo debo comenzar a planificar mi estrategia de salida?
• En un ‘Blog Post’ de Emprendedores hablan de las distintas estrategias de salida para tu negocio.
Small Business Administration (SBA) provee información sobre los pasos a seguir para el cierre de tu negocio.

Proceso de Salida:

1. Determinar la Razón Para Vender. El comprador preguntará esto inmediatamente. 
2. Momento Oportuno. El momento en que decidas poner tu negocio a la venta es crucial, ya que puede ser el factor determinante para encontrar un comprador y maximizar tu precio de venta. 
3. Valoración. Determinar el valor de venta de tu negocio es un proceso complejo. Hay varios métodos para determinar el valor. Como en todos los casos, tendrás que determinar cuánta demanda hay para tu negocio, a qué necesitas sacarle provecho y cuanto estaría dispuesto a pagar un comprador.
4. Asistencia Externa. Ya sea por medio de referidos o buscando en páginas web, encontrar un buen agente comercial que trabaje en tu nombre es una buena manera de ahorrar tiempo. La alternativa es vender tu negocio por cuenta propia. Como con todo, hay ventajas y desventajas para cada opción. 
5. Preparación de Documentos. Todo comprador querrá ver los documentos financieros relacionados al negocio. Igualmente, puede que pidan hablar con clientes importantes o empleados. La clave está en prepararse bien porque van a indagar exhaustivamente.
6. Mercadear tu Negocio. Mientras más amplia la estrategia de mercadear tu negocio, más demanda tendrás. Idealmente, esa demanda ayuda a aumentar el precio de venta. Crea una lista de compradores potenciales y empieza un esfuerzo de mercadeo dirigido a ellos. 

Requisitos en Puerto Rico

Independientemente de qué manera elijas para cerrar tu negocio, tendrás que cumplir con unos pasos requeridos al estar en Puerto Rico.

La Firma de abogados Torruella ofrece información sobre Cómo Cerrar una Corporación.

Lista de Comprobación para Cerrar un Negocio del Internal Revenue Service (IRS).