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Guía para redactar y enviar un comunicado de prensa a los medios de comunicación

by Menchu Agüeros Jiménez, parallel18 | Jan 28, 2021

Al iniciar una empresa o decidirte a emprender, es recomendable que consideres varias estrategias de mercadeo y relaciones públicas para dar a conocer tus servicios o productos. Entre las recomendaciones bajo los esfuerzos de relaciones públicas está el redactar un comunicado de prensa el cual distribuirás a los editores y periodistas de los medios de comunicación para que consideren su publicación.

 

El comunicado de prensa tiene varios propósitos: desde anunciar algo nuevo de la empresa como el lanzamiento de un producto, anunciar cambios organizacionales dentro de la compañía, aclarar o manejar alguna crisis, hasta anunciar algún evento importante. Lo primordial de este documento es que siempre incluya información de calidad, en el que se hable con claridad, siempre con la verdad y en un tono objetivo y no comercial.

 

En el caso de que necesites anunciar algo novedoso sobre tu empresa, a continuación, te detallo una guía básica de lo que debes incluir en el comunicado de prensa y qué hacer al enviarlo a los medios.

 

  1. El titular de tu nota de prensa debe ser lo suficientemente llamativo para capturar la atención del lector. Este titular debe invitar a que el lector quiera continuar leyendo e informándose. Más importante aun debe ser tan interesante como para que el editor que lo recibe quiera publicarlo en el medio y entienda que es beneficioso para sus lectores. En fin, en el titular debes resumir en una línea la noticia que estás anunciando.
  2. Una vez tengas ese titular desarrollado y listo te toca ampliar el párrafo inicial del comunicado en el cual te debes contestar las siguientes preguntas: Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Cómo y Por qué. En este párrafo no debes incluir muchos detalles, solo la información y datos básicos de la noticia contestando esas preguntas. Este párrafo siempre debe incluir al inicio la fecha del día del anuncio, así como el lugar donde está localizada la empresa.
  3. En los párrafos subsiguientes podrás desarrollar más el escrito e incluir citas del portavoz de la empresa. Normalmente los portavoces de una empresa son aquellas personas de alto rango que han estado envueltos o han liderado el proyecto que anuncias o simplemente son los directivos de la empresa. Será importante incluir el título del portavoz como parte de la cita.
  4. En los próximos párrafos, además de redactarlos de una manera clara y sencilla, intenta colocar más detalles de lo que estás anunciando, así como información de la empresa de una manera concisa. El incluir datos interesantes asociados al anuncio añadirá relevancia a la noticia por lo que lo hará más atractivo para que el editor considere publicarlo.
  5. Intenta que el comunicado de prensa no supere una página. Asegúrate de que lo escribes correctamente y no tiene errores ortográficos ni de sintaxis.
  6. Incluye al final del comunicado un texto estándar o lo que comúnmente conocemos como “boilerplate” acerca la empresa. Este texto se refiere a una breve explicación de lo que hace o a qué se dedica la empresa. El mismo suele incluir descripción, datos y enlaces de página web de la empresa.
  7. Cuando envíes el comunicado, intenta siempre incluir una foto en buena resolución. Si estás hablando acerca de un producto en específico, la foto debe ser del producto. En el caso de que estés anunciando datos corporativos, puedes incluir una foto del portavoz de la compañía. Intenta que la misma no sea posada. Los medios prefieren fotos en acción, con la persona hablando.
  8. Cuando envíes un comunicado a los medios debes considerar el día y la hora que lo envías. Siempre ten en cuenta los sucesos que están ocurriendo en el país que puedan evitar la publicación de la nota. Los editoriales impresos tienen horas de cierres y si lo envías muy tarde puede que no te lo publiquen en la versión impresa pero sí en la versión digital/online.
  9. Envía el comunicado mediante correo electrónico en un documento Word. Esto le facilita al editor/periodista el copiar/pegar la nota. Siempre corrobora con el periodista o el editor que lo haya recibido. En lo personal a mi me gusta enviarlo también en el cuerpo del correo electrónico.
  10. Incluye tu información contacto. Esto lo puedes colocar al principio del documento en la parte posterior derecha o al final del documento. Esta información debe incluir: nombre, teléfono y el correo electrónico donde el periodista o editor puede comunicarse contigo en caso de que necesite más información.
  11. En caso de que el medio de comunicación te contacte para más información, es importante que el portavoz esté preparado y disponible para que pueda ofrecer más detalles del anuncio. Debes saber que las destrezas de comunicación del portavoz se pueden pulir o mejorar con una herramienta que utilizamos muchísimo en las relaciones públicas mediante un ‘Media Training’ el cual suele coordinarse con una agencia de relaciones públicas o un experto en el tema.

Aquí te incluyo una herramienta que compartimos con los emprendedores de parallel18 y que te puede ser útil para redactar un comunicado de prensa.

 

Espero esta información te ayude en la redacción del comunicado de prensa. Siempre ten en cuenta que existen profesionales dentro de la industria de las relaciones públicas que, según tu presupuesto, puedes contratar para realizar una estrategia de comunicaciones y que te provea apoyo realizando este tipo de trabajo para promover tu empresa.

 

¡Mucho éxito en tu emprendimiento!