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Trabajando de manera virtual

by Jahannie Torres y Valeria Santana | Sep 10, 2020

La pandemia ha traído muchos retos para los pequeños y medianos negocios. Entre esos retos, está la abrupta transición a operaciones digitales. Con esta guía queremos ayudarte a navegar el mundo digital.

Retos más frecuentes

Según el reporte del Estado del Trabajo Remoto por Buffer y AngelList!, los mayores retos al trabajar remoto son: colaboración y comunicación (20%), sentimiento de soledad (20%) y dificultades para desconectarse del trabajo (18%). Otros retos son: distracciones en la casa (12%) y trabajar en zonas horarias distintas a los compañeros de trabajo (10%). A continuación, te damos sugerencias para atender esas necesidades que tú también puedes estar enfrentando.

 

1. ¿Cómo me puedo mantener en colaboración y en comunicación efectiva con mi equipo? 🤝

Para poder proveer un buen servicio al cliente debes de colaborar y comunicarte efectivamente con tu equipo. El no tener a tu equipo presencialmente pudiera afectar las operaciones de la organización. No obstante, existen algunas plataformas que te ayudan a continuar trabajando y mantener a tu equipo enfocado.

Sugerencias de herramientas de colaboración y comunicación:

  • DiscordSlack – con estos programas puedes crear hashtags por distintos canales como #mercadeo, #horarios, #eventos para organizarte y comunicarte de una manera más eficiente. Son muy útiles para la colaboración en distintos temas y mantenerse al tanto con su equipo de una forma ligera. Ambas plataformas son gratuitas.
  • Google chat (para usuarios de G suite) – Si eres usuario del sistema Google, esta aplicación facilita la comunicación instantánea de manera sencilla y eficiente para los usuarios de Google.
  • Microsoft Teams - Si trabajas con el sistema de Office 365 esta herramienta te permite comunicarte mediante chats y reuniones de videos con otros colegas. De igual manera, funciona para archivar documentos.
  • Telegram - Facilita la comunicación de una manera rápida con distintas personas. Permite el envío de archivos y creación de grupos en un chat. Es gratis.
  • MiroMural - Facilita la colaboración en tu equipo de manera creativa y visual mediante murales digitales.
 

2. ¿Cómo puedo hacer videoconferencias o reunirme con mi equipo? 💻

Aunque existen varias plataformas que te permiten mantenerte conectado con tu equipo, existen otras alternativas que pudieran traer más valor y ayuden a facilitar el proceso de comunicación, las videoconferencias siendo una de ellas. Las videoconferencias tienen como ventaja el poder facilitar la comunicación entre pares, combatir el sentimiento de aislamiento y ayudan a replicar la conexión social entre los trabajadores. Incluso, al sentirse más personal, brinda el espacio para trabajar temas sensibles que no son fáciles de trabajar por escrito o solamente audio.

 Herramientas para conducir reuniones virtuales:

 

3. No me puedo concentrar, ¿qué debo hacer? 😕

A pesar de la gran flexibilidad que trae el trabajo remoto, todos podemos reconocer que hay distracciones que usualmente no ocurren en la oficina. Esto incluye desde ruidos en casa de los vecinos, internet inestable, compartir el área de trabajo con la familia hasta cumplir con las exigencias del hogar.

Algunas sugerencias que te pueden servir para combatir los retos son:

  • Designar un área específica de trabajo, la cual mantengas recogida y con las herramientas que necesitas.
  • Identificar los dispositivos electrónicos que necesitas para cumplir con tus tareas y asegurar que al comenzar tu día de trabajo estén cargados. Algunos dispositivos pueden ser: celular, laptop, “hotspot” o audífonos.
  • Desactivar alarmas de notificaciones innecesarias que no estén relacionadas al trabajo que puedan distraerte o causar ruidos en medio de reuniones.
  • Verificar la agenda del próximo día antes de que culmine el día para planificar con las personas con las que compartes el área de trabajo o analizar cuáles requieren participación como tener cámara encendida, hablar o presentar la pantalla.

     

4. ¿Cómo puedo organizar mis tareas y a mi equipo? 📝

Con una transición forzada a operaciones digitales, los correos electrónicos pueden quedarse cortos para organizar las tareas de tu equipo. Sin las herramientas adecuadas, trabajar remoto hace más difícil saber en qué está trabajando cada miembro del equipo o trabajar para cumplir con los objetivos. Estas sugerencias te ayudarán a saber quién está trabajando en qué y para cuándo estará listo. Suena bien, ¿verdad? En estos tiempos atípicos, la forma de trabajo de tu equipo no debe sumar más incertidumbre.

Aquí tenemos algunas sugerencias:

  • Herramientas para gestionar listas de cosas por hacer (Google TasksMicrosoft To Do) – A muchos nos gusta recordar nuestras tareas haciendo listas. Con estas aplicaciones podemos mantenerlas accesibles en cualquier dispositivo y en todo momento.
  • Herramientas de manejo de proyectos (RedboothAsanaTrelloBaseCamp) – Con estas herramientas podrás organizar las tareas, fechas límite y tus recursos. Podrás asignar tareas y monitorearlas para asegurarte de que son completadas a tiempo.
  • Calendly – Puedes integrar la plataforma con tu calendario y establecer cuáles horarios tienes disponible para reuniones. Con un solo enlace puedes mostrar tu disponibilidad a personas que desean reunirse contigo para que reserven un espacio en tu calendario. Es gratis.
  • Doodle – Planifica reuniones sin intercambios de correos electrónicos sobre la disponibilidad. En un enlace puedes proponer horarios y los miembros de tu equipo pueden votar para especificar su disponibilidad. Cuando hayan contestado, podrás seleccionar la mejor opción y convocas la reunión. Es gratis.
  • Timezone.io - Planifica fácilmente reuniones y llamadas con tu equipo remoto sin tener que buscar en Google qué hora es en el lugar que se encuentra cada uno.

 

5. ¿Cómo mantengo una presencia digital para mis clientes? 👩‍💼

Con el trabajo presencial quizás es más intuitivo hablar u obtener información de tus clientes. Sin embargo, eso no quiere decir que no se pueda lograr mientras se trabaja remoto. Estas herramientas te ayudarán a enviarle información importante a tus clientes, mantener la relación con ellos y saber qué necesidades tienen. Esta transición digital no solo trae retos, también es una oportunidad que puede ayudarte a crecer tu negocio, ser más eficiente con tus clientes y tener un alcance mayor.

  • Mailchimp - Te permite automatizar el mercadeo a través de correo electrónico con estilo y con herramientas de análisis de datos.
  • Herramientas para obtener datos (SurveyMonkeyGoogle FormsTypeForm) - con estas encuestas podrás crear encuestas y formularios que te permitirán conocer mejor a tus clientes, su comportamiento y necesidades. Algunas cosas que pudieras saber son: cómo los clientes se han enterado de tus servicios, cuáles son sus productos favoritos, por qué compran tus servicios, si hay interés en un producto que aún no has lanzado o una lista de referidos de posibles clientes.

Mejores prácticas de Colmena66 🐝:

  • Cuando hay un proyecto grande puede resultar muy beneficioso hacer una reunión breve cada día (15 a 20 minutos máximo). En épocas pre-pandémicas, se les conocía como un "stand up meeting" porque las personas se mantienen de pie para evitar ponerse cómodos y hablar demasiado. Por diseño, la reunión sirve para que cada miembro ofrecezca un estatus de sus tareas rápidamente, metas diarias e indicar con qué necesita ayuda. En épocas de pandemia, esta práctica se puede llevar a cabo mediante una video llamada o por escrito.

 

  • En la medida que tus operaciones te lo permitan, provéele flexibilidad a tu equipo para trabajar en las horas en las que sean más productivos. Por ejemplo, los padres y madres tal vez puedan ser más productivos temprano en la mañana y en la noche cuando sus niños duermen. Permite que tu equipo pueda hacer diligencias como ir a la farmacia y al supermercado dentro del horario regular. Si usas herramientas de manejo de proyectos, fácilmente puedes ver las tareas de cada miembro de tu equipo, fechas de entrega, progreso, entre otras. Si algo no está funcionando, puedes conversarlo en el próximo 1:1 con la persona.

 

  • Reúnete con tu equipo una vez en semana. Haz una agenda y provee espacio para que cada miembro del equipo comparta el estatus de sus proyectos y tareas.

 

  • Reúne a tu equipo para llevar a cabo reuniones individuales para conversar de manera privada y tocar temas sensibles que no son apropiados para reuniones en grupos. Las reuniones 1:1 son muy efectivas para ofrecer y pedir feedback, conocer retos o dificultades, conversar sobre oportunidades de desarrollo profesional, entre otros temas relacionados.

 

  • Reúne a tu equipo para compartir y conversen sobre otros temas que no sean de trabajo. Esas conversaciones de pasillo, en la cocina, en la fila del microondas son importantes para crear sentido de pertenencia, de camaradería. Esto podemos tratar de replicarlo durante un almuerzo virtual donde cada cual tenga su almuerzo, un "coffee break" a media mañana o media tarde donde cada cual tenga su taza de café, o un “happy hour” virtual para cerrar el día con algún refrigerio de preferencia. Si hay algún motivo de celebración, ya sea que lograron finalizar un gran proyecto o lograron obtener una nueva cuenta importante, puedes considerar hacerle delivery a cada miembro de tu equipo de algún alimento o refrigerio usando un servicio como Uva o Dame un Bite, entre otros.

 

Estas son algunas de las muchas herramientas que pueden hacer que la transición al mundo digital sea más fácil. Explora cuáles son más útiles para tu negocio y guía a tu equipo de manera virtual. Para saber cómo comenzar un negocio digital visita la guía de Negocios E-commerce y Guía para Montar Tu Tienda Online.

 

Fuentes de información:
https://lp.buffer.com/state-of-remote-work-2020
https://hbr.org/2020/03/a-guide-to-managing-your-newly-remote-workers
https://zapier.com/learn/remote-work/productivity-apps-remote-work/