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Plan de contingencia

by Natalia y Edmaris | Aug 27, 2020

Si algo hemos aprendido en los últimos años es que lamentablemente las causas de interrupción de un negocio son variadas y pueden ir más allá de nuestra imaginación. No podemos controlar las múltiples amenazas a nuestras operaciones, ni mucho menos prevenirlas. Sin embargo, lo que sí está en nuestras manos es prepararnos y tener un manual de pasos a seguir en caso de una emergencia.

En el momento actual, la necesidad del plan de contingencia viene motivada por la emergencia ocasionada por el riesgo comunitario que supone la pandemia provocada por el Covid-19 (SARS-Cov-2). En otras instancias han sido huracanes y terremotos, pero no siempre las emergencias son fenómenos naturales, también existen emergencias de relaciones públicas y crisis financieras dependiendo de tu industria o etapa de negocio. No importa cuáles sean las circunstancias, tu negocio, ¿tiene una guía para continuar ante una crisis? Ahora más que siempre, un plan de contingencia es imprescindible.

No te intimides por el nombre, un plan de contingencia es un mapa de acción, una guía para que tengas estandarizados los próximos pasos para que tu negocio pueda seguir funcionando en condiciones adversas. Esto debe incluir una evaluación de riesgos para identificar medidas básicas y acciones concretas de respuesta para que puedas reaccionar adecuada y efectivamente. ¿El propósito? Que evites la paralización de tus operaciones o al menos minimices el periodo de tiempo.

¿Qué se necesita en un plan de contingencia? ¿Cómo lo preparo? Un Plan de Contingencia no es nada más que un documento donde detallas todas las medidas que debes tomar ante una emergencia. Dado a que estos acontecimientos pueden variar cómo se afectará directamente tu negocio debes tomar en cuenta varios detalles que SBTDC nos desglosa en su Plan de Contingencia para la Continuidad del Negocio

 

1.     Definir Roles

2.     Definir funciones críticas

3.     Identificar Riesgos

4.     Calcular costos

5.     Monitorear

6.     Comunicar

7.     Hacer pruebas

8.     Practicar

9.     Hacer Ajustes

10.  Fuentes alternas

En este plan debes incluir la información de tu empresa desde la cantidad de empleados que tiene hasta fotos que lo describan. Incluye los objetivos de mitigación para tu empresa para que tengas clara la menta desde el principio. Evalúa la vulnerabilidad de tu negocio por la zona y servicios básicos ante los acontecimientos que puede encontrarse. Todo este análisis debes realizarlo junto con la documentación que tengas a la mano de tu negocio. Para prevenir daños o pérdidas se recomienda que los digitalices, crees una carpeta y guardes todos los documentos para trámites futuros. 

Como ya hemos visto en los pasados blogs y talleres por parte de la serie: Empresario al día #Prepárate, la parte más importante de un negocio es tener un plan alterno para actuar en caso de que ocurra algún acontecimiento inusual.

 

Puedes ver los pasados talleres en los siguientes enlaces:

1.    ¿Cómo puedo manejar el flujo de efectivo de mi empresa?

2.     Manejo en Tiempos de Crisis

 

Este próximo jueves el CPA Rafael E. Cepeda, CQIA Asistente Directivo de Calidad y Cumplimiento del Puerto Rico SBTDC Lead Center estará ofreciendo un taller práctico de cómo preparar correcta y eficientemente tu Plan de Contingencia. Regístrate hoy: http://bit.ly/PlandeContigencia