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Cómo organizar cualquier tipo de evento sin estrés

by Melissa Pueyo | Dec 05, 2019

Parecería que algunas personas nacieron con el don de hacer que hasta un party de marquesina quede Instagram-ready; a otros, no nos viene tan natural esto de la organización de eventos y tenemos que darle un poquito más de cabeza al asunto para asegurar el éxito de hasta un simple BBQ.

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Para asegurar que tu gala, evento corporativo, cumpleaños, o cualquier tipo de evento sea todo un éxito, pon en práctica las siguientes recomendaciones. De esta manera limitarás el estrés durante el proceso de planificación y podrás disfrutar del evento una vez llegado el gran día.

Considera tus invitados y audiencia

El primer paso para asegurar que tus invitados la pasen bien y tengan una buena experiencia es que los tomes en cuenta a ellos. Es de suma importancia que consideres sus intereses y gustos a la hora de seleccionar el lugar, comida, elementos de contenido y demás detalles del evento. Estos datos, una vez establecidos, harán que la toma de decisiones sea una más fluida y especializada.

Establece un presupuesto y mantente dentro del mismo

Es de primordial importancia determinar desde el principio los recursos con los que contamos para poder llevar a cabo una actividad o evento. Se pueden hacer maravillas con un presupuesto limitado, pero desde el comienzo debemos establecer cuál es el máximo que podemos gastar en la planificación y ejecución del evento y no desviarnos del plan inicial. Si nos adentramos a los demás pasos sin estar claros de este importante paso, indudablemente corremos el riesgo de sobre pasarnos.  

Establece el tipo de evento que quieres crear

Toma en cuenta primeramente la finalidad de la actividad y cualquier otra cosa que se deba cumplir durante esta. Luego determina el tipo de evento que quieres crear y si va a ser formal, casual o si el mismo será para propósitos de negocio. Ya una vez tomadas estas decisiones, determina el tono que quieres traer al evento.

Location, location, location…

Con los elementos antes mencionados claramente determinados, podemos lanzarnos en busca del lugar perfecto para la actividad. Este probablemente es el paso más importante para darle vida a tu visión pues deberás encontrar un lugar que recoja todos los elementos que de entrada estableciste y que además provea todas las necesidades de tu evento. Por ejemplo, si estás buscando un evento con vista al mar, no pierdas el tiempo buscando cotizaciones en ballrooms de hoteles, ni restaurantes y si necesitas un lugar que te provea todos los servicios en un solo lugar, no busques alquilar locales a los cuales tengas que luego llevar elementos externos para completar la velada, así comprometiendo tu presupuesto.

Tenlo todo por escrito y re confirma detalles con anterioridad al evento

A los puertorriqueños nos encanta hablar por teléfono y por lo general somos más laxos a la hora de exigir los detalles y acuerdos por escrito. Asegura el éxito de tu evento documentando cambios y revisiones, así como también recapitulando todo lo finalmente acordado con antelación al evento. Haz esto con todos los suplidores que estén envueltos en la actividad, aún cuando sean conocidos o hayan trabajado juntos anteriormente. 

Prepara un Run-Down del evento

Para mantener la calma el día del evento y poder mantener la mente despejada, es super útil preparar un documento al que puedas hacer referencia rápidamente y que contenga todo lo que acontecerá ese día. Ten detallada la hora en que los suplidores llegarán, cualquier necesidad especial que tengan para proveer el servicio o montaje, nombre y número de teléfono de todas las personas relacionadas al evento, como también cualquier nota importante que debas tener en mente durante el evento. Una vez llegados los invitados, puedes darte el lujo de disfrutar de la fiesta sabiendo lo que debe estar pasando en todo momento. 

Esperamos que estos consejitos sean de gran utilidad para la planificación de tu próximo evento.  

¡Éxito!